Release Notes - appero quote 20.100

Administration

Neue App "appero quote Einstellungen"

Im administrativen Bereich von appero quote stehen Ihnen umfangreiche Funktionen zur Konfiguration und Verwaltung des Angebotseditors zur Verfügung, z.B. das Erstellen von Angebotsvorlagen, Mandanten mit Briefpapier und CSS sowie die globalen Einstellungen. Bislang wurden diese Funktionen über die Registerkarte appero quote Setup oder direkt im Classic Editor verwaltet.

Änderungen in Spring 20: Mit Version 20.100 ist der komplette administrative Bereich in der neuen App appero quote Einstellungen bzw. appero quote Setup enthalten. Neue Vorlagen können bequem aus der Utility Bar heraus generiert werden, die globalen Einstellungen befinden sich in einem eigenen Tab außerhalb des Editors, das Data Quality-Dashboard bietet einen schnellen Überblick über die Konsistenz Ihrer Konfiguration.

Handlungsbedarf: Voraussetzung für den Zugriff ist das Permission Set appero quote Admin. Das bisherige Setup können Sie selbstverständlich noch in Salesforce Classic nutzen.

Link zur Dokumentation: appero quote Setup

Neue Berechtigungssätze

Änderungen in Spring 20: Mit Version 20.1000 wird der Zugriff auf die beiden Apps appero quote und appero quote Setup über drei verschiedene Berechtigungssätze gesteuert:

Handlungsbedarf:

Sofern in Ihrer Org auch Standardbenutzer Objekte bearbeiten, die ab Spring 20 nur noch im Permission Set appero quote Admin enthalten sind, z.B. Produkteigenschaften oder Rabattregeln, klonen Sie bitte die Berechtigungssätze und passen Sie sie wie gewünscht an.

Link zur Dokumentation: Berechtigungen

Neuer Bereich "Einstellungen" 

Der Admin-Bereich von appero quote bietet unter dem Menüpunkt "Einstellungen" zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten, mit denen Sie sowohl das Layout, grundsätzliche Funktionen als auch die Kalkulationsmöglichkeiten von appero quote steuern können. Die hier getroffenen Einstellungen gelten global für jedes Angebot.

Änderungen in Spring 20: Bislang war die Benutzeroberfläche für die Einstellungen im Angebotseditor integriert. Die neue App appero quote Setup bietet Ihnen schnellen Zugriff auf die Einstellungen außerhalb des Editors in einem eigenen Tab. Die Oberfläche ist deutlich reduzierter als zuvor, da sie nur noch die von appero quote Lightning unterstützten Einstellungen abbildet. 

Handlungsbedarf: Keiner. Bei Neuinstallation werden die Default-Einstellungen mit Anlage der Angebotsnummer geschrieben. Bei Produkt-Update bleiben die bestehenden Setup-Texte erhalten.

Link zur Dokumentation: Einstellungen

Angebotsvorlagen erstellen und bearbeiten

Angebotsvorlagen gewährleisten rechtlich und inhaltlich konsistente Angebote und verringern den Zeitaufwand des einzelnen Anwenders ganz erheblich. Angebotsvorlagen können nach Sprache und Gebietsschema, währungsspezifisch oder nach Angebotstyp (Angebot vs. Auftragsbestätigung) spezifiziert werden.

Änderungen in Spring 20: Das Erstellen und Bearbeiten von Angebotsvorlagen erfolgt jetzt im Lightning Editor. Die Startseite der appero quote Setup-App bietet Ihnen eine Listenansicht der bereits bestehenden Vorlagen, die von Sie hier aus bearbeiten, kopieren und (de)aktivieren können. Neue Vorlagen erstellen Sie über den Link in der Utility Toolbar.

• Anders als bisher sind Angebotsvorlagen an kein Preisbuch mehr gebunden und enthalten keine Produkte.
• Die Auswahl des Mandanten, die dynamische Kopf- und Fußzeile sowie die Seitenausrichtung werden nur noch je Vorlage definiert. 
• Über die neue Checkbox "Ignore for Multicurrency" können Sie Ihre Angebotsvorlagen währungsunabhängig einsetzen, auch wenn Sie in Ihrer Org mehrere Fremdwährungen unterstützen.

Handlungsbedarf für Bestandskunden, die auf den Lightning-Editor wechseln: Öffnen Sie Ihre bestehenden Vorlagen im Lightning Editor und prüfen Sie die Summen- und Rabattfelder. Sofern hier Zellen außer der Summenspalte eingeblendet werden, die Sie nicht benötigen, können Sie diese manuell über die seitliche Toolbar ausblenden.

Falls Sie bislang mit Produkten in Ihrer Angebotsvorlage gearbeitet haben, so würden diese nun automatisch aus der Vorlage entfernt, falls Sie diese Vorlage im Lightning Editor öffnen.
Sie können weiterhin Angebote mit Produkten als Vorlage verwenden, indem Sie an einem geeignetes Angebot manuell die Checkbox "Vorlage" sf42_quotefx__SF42_QuoIsTemplate__c setzen, z.B. über eine Listenansicht. Zum Bearbeiten der Vorlage deaktivieren Sie die Checkbox, nach Bearbeiten setzen Sie sie wieder. Wir empfehlen dennoch, Vorlagen ohne Produkte zu erstellen.

Link zur Dokumentation: Angebotsvorlagen

Mehrwertsteuer

Konfiguration der Mehrwertsteuer

appero quote bietet Ihnen grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten, den Mehrwertsteuersatz für ein Angebot zu bestimmen:

• über einen einheitlicher Steuersatz an Account, Opportunity oder über die globale Einstellung in der appero quote Setup App
• über individuelle Steuerregeln je Produkt oder Produktgruppe, die dem Account zugewiesen werden

Änderungen in Spring 20: Erstmals können beide Optionen miteinander kombiniert werden. Sofern zu einem Produkt eine aktive Steuerregel gefunden wird, wird diese verwendet. Andernfalls gilt - sofern vorhanden - der Steuersatz der Opportunity, ansonsten der Steuersatz am Account. Wenn beides nicht vergeben ist, wird auf den globalen Steuersatz im Setup zurückgegriffen.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur Dokumentation: Mehrwertsteuer

Mehrwertsteuer im Angebotseditor

Die Mehrwertsteuer in Prozent kann an der einzelnen Angebotsposition über die gleichnamige Spalte eingeblendet werden. Auf Summenebene stehen das Element Mehrwertsteuer, das die Steuerbeträge je Steuersatz ausweist, sowie Bruttosumme und Gruppensumme brutto zur Verfügung. Die ermittelten Steuerbeträge beziehen sich immer auf das gesamte Angebot, unabhängig von der Positionierung des Elements im Angebot.

Änderungen in Spring 20: Mit Version 20.100 kann der prozentuale Steuersatz generell auf Positionsebene ausgewiesen werden.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur Dokumentation: Mehrwertsteuer im Angebotseditor

Rabattkalkulation

Discount Type zuordnen

appero quote bietet die Funktion, Summenrabatte im Angebotsprozess auch automatisiert zu ermitteln. Der Discount Type dient hierbei zum einen zur inhaltlichen Unterscheidung verschiedener Rabatt-Typen, z.B. Agenturprovision oder Kundenrabatt - zum anderen kann hier optional, bei aktivem mehrstufigem Vertrieb, auch definiert werden, auf welchen Account in der Hierarchie sich der Rabatt beziehen soll.

Änderungen in Spring 20: Die Zuordnung von Discount Types kann mit Version 20.100 auch im appero quote Lightning Editor erfolgen. Über das Zahnrad-Symbol am Summenrabatt gelangen Sie in einen Detail-Dialog, in dem Sie sowohl manuell Rabatte vergeben oder einen vorhandenen Discount Type auswählen können. Sofern eine zum Angebot passende Rabatt-Regel vorliegt, wird diese auf den Summenrabatt angewandt.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur Dokumentation: Rabattregeln - Discount Matrix

Angebotsdokument

Textelement in Spalten unterteilen

Appero quote bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Textbereich in bis zu vier Spalten aufzuteilen.

Änderungen in Spring 20: Über das Zahnradsymbol an einem Textbereich öffnet sich ein Fenster zur Spaltenkonfiguration. Legen Sie bis zu vier Spalten mit individueller Breite und Abstand fest. Das Vorschaufenster zeigt Ihnen, wie sich die Einstellung auf Ihren vorhandenen Text auswirkt.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur Dokumentation: Textbereich formatieren

Signaturen zuweisen

Unter "Signaturen" können die Unterschriften aller Salesforce-Benutzer hinterlegt werden. Die Salesforce-Benutzer werden im Menü dynamisch ausgelesen und müssen nicht nochmals manuell angelegt werden.
Die Größe der Grafiken wird automatisch angepasst, wenn dies entsprechend im CSS-Stylesheet des Mandanten hinterlegt ist.

Änderungen in Spring 20: Das Signaturen-Element steht jetzt auch im appero quote Lightning Editor zur Verfügung und kann nach Belieben ins Angebot eingefügt werden. Die Signatur selbst kann als URL direkt am Benutzer-Datensatz hinterlegt werden.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur Dokumentation: Signaturen

Angebotselemente ein- und ausblenden

Ein wesentlicher Vorteil der Produktgruppen im Angebotseditor besteht im automatischen Ein- und Ausblenden: Beinhaltet die Vorlage Elemente mit Produktgruppen, denen im Angebot kein Produkt zugewiesen wird, z.B. Spaltenüberschriften und Textbereiche, so werden diese bei der PDF-Generierung automatisch ausgeblendet und umgekehrt.

Änderungen in Spring 20: Auch wenn Elemente über die Produktgruppen-Systematik automatisch eingeblendet wurden, haben Sie die Möglichkeit, diese manuell wieder auszublenden. Dies bietet Ihnen noch größere Flexibilität in der Angebotsgestaltung.

Handlungsbedarf: Falls Sie feststellen, dass Elemente Ihrer Angebotsvorlage nicht mehr automatisch eingeblendet werden, prüfen Sie bitte auf der jeweiligen Angebotsposition die Checkbox "Hide Item" SF42_QuoLI_HideItem__c und deaktivieren Sie diese.

Link zur Dokumentation: Automatisches und manuelles Ein- und Ausblenden von Angebotspositionen

Bilder in benutzerdefinierten Spalten abbilden

Mithilfe von benutzerdefinierten Spalten können Sie zusätzliche Inhalte zu Ihren Produkten strukturiert im Angebotsdokument abbilden. Der Schlüssel hierzu ist, dass Sie zu jedem benutzerdefinierten Feld am Produkt ein entsprechendes Feld auf der Angebotsposition und bei Bedarf auch auf dem Opportunity Produkt anlegen.

Änderungen in Spring 20: Mit Version 20.100 können Sie auch Bilddateien via URL in benutzerdefinierten Spalten abbilden.

Handlungsbedarf: Hierzu legen Sie am Product2 ein Formelfeld mit einer IMAGE-Funktion an - alternativ ein Textfeld mit einem vollständigen html Tag - und als Zielfeld auf der Angebotsposition ein gleichnamiges Feld vom Typ Langtext. Die API-Namen beider Felder enden auf ImageUrl__c. Wenn Sie die Spalte nun im Angebot einfügen, wird das zum Link gehörende Bild ausgelesen.

Link zur Dokumentation: Benutzerdefinierte Spalten - Custom Columns

After-Sales-Prozess

Erstellen von Auftragsbestätigungen

appero quote bietet Ihnen die Möglichkeit, basierend auf einem angenommenen Angebot oder einer geschlossenen Opportunity, eine Auftragsbestätigung zu erstellen. Dazu werden die Produkte des Angebots bzw. die Opportunity-Produkte in eine entsprechende Vorlage geladen.

Änderungen in Spring 20: Auftragsbestätigungen lassen sich jetzt auch komfortabel in appero quote Lightning erstellen. Die gewünschte  Konfiguration können Sie im Reiter "Einstellungen" im Tab "Auftragsbestätigungen" vornehmen.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur Dokumentation:

Funktionalität und Performance

Angebots-PDF außerhalb des Editors erzeugen

Nachdem Sie Ihr Angebot erfolgreich gespeichert und beendet haben, gelangen Sie auf die Detailseite des Angebots. Es enthält neben den Angebotsdetails auch eine Vorschau Ihres Angebots-PDFs. 

Änderungen in Spring 20: Mit Version 20.100 haben Sie die Möglichkeit, ein aktualisiertes Angebots-PDF auch außerhalb des Editors mit Hilfe der Checkbox SF42_QuoUpdateHTML__c zu erzeugen. Bitte beachten Sie, dass immer nur ein Angebot auf einmal aktualisiert werden kann. Nach Ausführen der Aktion wird die Checkbox wieder auf den ursprünglichen Zustand "false" zurückgesetzt.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur Dokumentation: Der Angebotsdatensatz in Salesforce

Input debouncing

Der appero quote Lightning Editor steht für schnelle und komfortable Such- und Bearbeitungsfunktionen. Insbesondere das Inline-Editing einer Angebotsposition ist für die effiziente Angebotserstellung essentiell.

Änderungen in Spring 20: Durch die Implementierung des Input Debouncing in allen wesentlichen Eingabefeldern - Spalten und Suchfelder - wurde die Leistungsfähigkeit des Editors nochmal erhöht.

Handlungsbedarf: Keiner