Zusammenspiel von Angebotsdatensatz und Opportunity
Allgemein
Der Angebotsprozess in appero quote ist eng mit der Opportunity verknüpft. Somit wird bei bestimmten Angebotsschritten auch die Opportunity aktualisiert und gespeichert. Dies ist hinsichtlich der Platform Limits zu berücksichtigen, wenn zusätzlich viele eigene Automatisierungen über die Opportunity laufen.
Im Folgenden bieten wir daher eine Übersicht, welche Speichervorgänge es aus appero quote heraus auf die Opportunity gibt, und wie Sie diese optimieren können.
Speichern des Angebots
Mit dem Speichern eines Angebots wird automatisch auch die Opportunity aktualisiert, indem die Feldwerte sf42_quotefx__SF42_Quote_Count__c - Anzahl der vorhandenen Angebote - und sf42_quotefx__SF42_QuotesValidUntil__c - letztes Gültigkeitsdatum der Angebote - geschrieben werden. Letzteres Feld - die Angebotsgültigkeit - wird allerdings nur aktualisiert, wenn sich das Datum tatsächlich verändert hat.
Über den Parameter preventOpportunityUpdate können Sie das beschriebene Opportunity Update verhindern. Dies kann sinnvoll sein, wenn benutzerdefinierte Prozesse auf dem Opportunity Objekt vorhanden sind, die durch das Speichern des Angebots unnötig getriggert würden.
Angebotsversionierung außerhalb der Opportunity
Um die Angebotsversionierung unabhängig von einem Opportunity Update festhalten zu können, aktivieren Sie die Einstellung "Neue Angebotsversionierung nutzen" im Bereich Funktionalität.
Dadurch wird die Versionierung auf dem Quote-Objekt anstelle der Opportunity festgehalten und im Feld sf42_quotefx__SF42_QuoVersion__c - Angebotsversion - die Anzahl aller Angebote, die für diese Opportunity erstellt wurden, hochgezählt.
Im Hintergrund ist diese Art der Zählung an die Angebotsnummer gebunden, d.h. es werden alle Angebotsnummern gezählt, die mit dieser Opportunity verknüpft sind.
Das bisher verwendete Feld sf42_quotefx__SF42_Quote_Count__c - Anzahl Angebote - auf der Opportunity wird dann nicht mehr aktualisiert.
Produkte in die Opportunity kopieren
Über die Schaltfläche "Produkte in Opportunity kopieren" werden die im Angebot hinzugefügten Produkte in die Opportunity kopiert und das zugehörige Angebot wird als primäres Angebot gekennzeichnet. Außerdem werden zusätzlichen Accounts an der Opportunity ggf. mit den Accounts aus dem Angebot aktualisiert.
Dieser Schritt ist auch z.B. in die Funktion "Auftragseingang" oder den Email-Versand integriert.
Über die Checkbox "Produkte in die Opportunity kopieren" sf42_quotefx__SF42_CopyProductsToOpportunity__c am Angebots-Datensatz können Sie die Opportunity-Synchronisation auch eigenständig anstossen, z.B. indem Sie die Checkbox über Flows oder Genehmigungsprozessen aktivieren. Beachten Sie bitte, dass Sie die Checkbox nur außerhalb des Angebotseditors anstossen, um ein korrektes Ergebnis zu erhalten.
Auftragseingang und Opportunity Synchronisation
Beim Auftragseingang kommen mehrere Prozess-Schritte zusammen, die ggf. auch ein zweimaliges Speichern der Opportunity erfordern. Der Ablauf ist dabei wie folgt:
Update der Opportunity Produkte: Löschen der bestehenden Produkte und Neuerstellen von Opportunity Produkten aus den Angebotspositionen. Damit wird automatisch auch der Opportunity Betrag aktualisiert.
Update der Opportunity: Betrifft den Opportunity-Status, den Eintrag im Feld sf42_quotefx__SF42_Primary_Quote__c und ggf. im Feld sf42_quotefx__SF42_Quote_Count__c.
Einmaliges Update sämtlicher weiterer Angebote: Die nicht angenommenen Angebote werden auf den Status abgelehnt gesetzt und deaktiviert (Eintrag in den Feldern sf42_quotefx__SF42_QuoStatus1__c und sf42_quotefx__SF42_QuoStatus2__c)
Prüfung des Felds sf42_quotefx__SF42_QuotesValidUntil__c: Wenn der Eintrag vom Gültigkeitsdatum des akzeptierten Angebots abweicht, wird der Wert überschrieben und die Opportunity ein zweites Mal gespeichert.