Grundsätzliches zum Genehmigungsprozess mit appero quote

Die hier vorgestellten Funktionen zum Genehmigungsprozess sind nur in der appero quote Enterprise Version verfügbar.

Mit Hilfe individueller Genehmigungsprozesse können beispielsweise Angebote, die gemeinsam von internen als auch externen Teams aufbereitet werden, besser gesteuert werden. appero quote erleichtert die Vergabe von Kriterien, die im Genehmigungsprozess abgefragt werden können und steuert die Bearbeitungsoptionen bis zur Freigabe.

Der Genehmigungsprozess selbst und die zugehörigen Benachrichtigungen werden Salesforce Standard konfiguriert.

Einstellungen im appero quote Setup

Die folgenden Erläuterungen beziehen sich auf die vereinfachte Genehmigungslogik, die über die Einstellung "Vereinfachte Genehmigungseinstellung nutzen" (Setup-Text Name UseSimplifiedApprovalLogic) im Reiter "Genehmigung" aktiviert wird.

Ist dieser Parameter aktiviert, wird geprüft, ob sich in der Salesforce-Instanz ein aktiver Genehmigungsprozess auf dem Objekt Angebot befindet.

Wenn ja, zeigen die Buttons zur Bearbeitung und die Statusanzeige auf der Angebots-Seite automatisch die erforderlichen Genehmigungsschritte an.
Wird kein aktiver Genehmigungsprozess gefunden, ist auch der Button "Zur Genehmigung einreichen" nicht vorhanden, und alle Bearbeitungsoptionen wie "Produkte in die Opportunity kopieren" oder "Emailversand" können direkt ausgeführt werden.

Anzeige der Quote Action Buttons

Im Wesentlichen steuert der Parameter "Vereinfachte Genehmigungseinstellung nutzen" die Action Buttons an der Angebots-Datensatzseite. Sie legen z.B. fest, dass ein noch nicht genehmigtes Angebot für den Email-Versand gesperrt ist oder dass ein genehmigtes Angebot nicht mehr editiert werden darf.

Bei aktivem Genehmigungsprozess wird die Anzeige der Buttons im Hintergrund über das Feld "Genehmigungsprozess" sf42_quotefx__SF42_QuoApproval__c gesteuert. So werden für ein neues, aktives Angebot beispielsweise folgende Buttons angezeigt:

Angebotsstatus	Auswahl im Feld "Genehmigungsprozess"	Verfügbare Bearbeitungsoptionen
neu aktiv	keine Auswahl = Stadium Entwurf (bei aktivem Genehmigungsprozess)	Angebot bearbeiten PDF herunterladen PDF erzeugen Auftragseingang Angebot deaktivieren zur Genehmigung einreichen
neu aktiv	Wartet auf Genehmigung	PDF herunterladen PDF erzeugen
neu aktiv	Genehmigt	Produkte in Opportunity kopieren Angebot per Email versenden PDF herunterladen PDF erzeugen Auftragseingang Angebot deaktivieren
neu aktiv	Abgelehnt	Angebot bearbeiten PDF herunterladen PDF erzeugen zur Genehmigung einreichen
neu aktiv	Wiedervorlage	muß individuell konfiguriert werden

Wenn Sie eine andere Konfiguration der Buttons verwenden möchten als im Standard vorgeschlagen, wenden Sie sich bitte an Ihren Produkt-Support.

Weitere Einstellungen im Zusammenhang mit dem Genehmigungsprozess

Zwei weitere Einstellungen können optional bei aktivem Genehmigungsprozess verwendet werden

Einstellung	Typ	Parameter Name	Parameter Textblock	Anmerkung
'Entwurf' bis zur Genehmigung anzeigen	Optionsschalter	ShowDraft	true / false	Steuert das Einblenden eines Wasserzeichens mit Schriftzug "Entwurf" auf dem Angebots-PDF bei noch nicht genehmigten Angeboten. true: Schriftzug wird eingeblendet false: Schriftzug ist deaktiviert
Genehmigungslevel im Editor darstellen	Optionsschalter	showApprovalLevelsInEditor	true / false	Sinnvoll im Zusammenhang mit Preisuntergrenzen (über Produkteigenschaft Preiskalkulation). Stellt den Wert des Feldes sf42_quotefx__SF42_ApprovalLevel__c an der Badge der Angebotsposition im Editor dar. Level 1, 2, 3 werden unterstützt.

Einstellung

Typ

Parameter Name

Parameter Textblock

Anmerkung

'Entwurf' bis zur Genehmigung anzeigen

Optionsschalter

ShowDraft

true / false

Steuert das Einblenden eines Wasserzeichens mit Schriftzug "Entwurf" auf dem Angebots-PDF bei noch nicht genehmigten Angeboten.

true: Schriftzug wird eingeblendet
false: Schriftzug ist deaktiviert

Genehmigungslevel im Editor darstellen

Optionsschalter

showApprovalLevelsInEditor

true / false

Sinnvoll im Zusammenhang mit Preisuntergrenzen (über Produkteigenschaft Preiskalkulation).

Stellt den Wert des Feldes sf42_quotefx__SF42_ApprovalLevel__c an der Badge der Angebotsposition im Editor dar. Level 1, 2, 3 werden unterstützt.

Hilfreiche Felder auf dem Angebotsdatensatz

Damit Sie im eigentlichen Genehmigungsprozess leichter auf bestimmte Kriterien zugreifen können, werden einige Werte automatisch auf dem Angebotsdatensatz berechnet.

Feld in Salesforce	API-Feldname	Erläuterung
Gesamtrabatt	sf42_quotefx__SF42_QuoTotalDiscount__c	Dieses Feld gibt den Gesamtrabatt des Angebots als Betrag aus.
Gesamtrabatt (%)	sf42_quotefx__SF42_QuoTotalDiscountPercent__c	Dieses Feld gibt den Gesamtrabatt des Angebots in Prozent aus.
Freigabelevel	sf42_quotefx__SF42_ApprovalLevel__c	Wird befüllt bei Produkten mit Preisuntergrenzen (über Produkteigenschaft Preiskalkulation). Im Standard werden Level 0, 1 und 2 angezeigt.
Genehmigungsprozess	sf42_quotefx__SF42_QuoApproval__c	Auswahlliste, die das Stadium im Genehmigungsprozess anzeigt: Wartet auf Genehmigung Genehmigt Abgelehnt Wiedervorlage

Der hier beschriebene Vorgang ist stark vereinfacht. Bitte zögern Sie nicht, uns bzgl. möglicher Auslösekriterien oder mehrstufiger Genehmigungsprozesse zu kontaktieren.

Weiterführende Links

Angebot genehmigen
Admin Einstellungen - Genehmigung

Preisuntergrenzen (vereinfachte Genehmigungseinstellung)

Preisuntergrenzen (über Produkteigenschaft Preiskalkulation)

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