Release Notes - appero quote 21.300

appero quote Setup-App

Setup-Assistent

Nach der Installation steht dem appero quote Admin die Anwendung “appero quote Einstellungen” zur Verfügung. Diese ermöglicht die Initialisierung, Grundkonfiguration und fortlaufende Administration unserer Anwendung.

Änderungen in appero quote Winter 22:  Wir möchten Ihnen den Einstieg in appero quote so einfach wie möglich machen. Deshalb begleitet Sie bei Neuinstallation unseres Paketes der Setup-Assistent auf der Startseite der appero quote Setup-App durch die wichtigsten Einrichtungsschritte.

Aufgrund von Setup-Schritt 4, das optionale Update Ihrer Opportunity-Layouts, erhält unser Paket bei Installation jetzt folgenden Disclaimer:

During initial setup, this package can access and change Opportunity Layout Metadata outside its namespace in the Salesforce org where it's installed if an Admin chooses to do so."

Sofern Sie den Setup-Assistenten nicht verwenden, hat diese Information für Sie keine Relevanz.

Handlungsbedarf: Keiner 

Link zur Dokumentationappero quote Setup-Assistent

Angebotsprozess

Schlankere Opportunity Prozesse

Der Angebotsprozess in appero quote ist eng mit der Opportunity verknüpft. Somit wird bei bestimmten Angebotsschritten auch die Opportunity aktualisiert und gespeichert. Dies ist hinsichtlich der Platform-Limits zu berücksichtigen, wenn zusätzlich viele eigene Automatisierungen über die Opportunity laufen.

Änderungen in appero quote Winter 22Wir wissen, wie wichtig ihre eigenen Opportunity Prozesse sind. Daher haben wir alle Interaktionen überprüft und optimiert. Außer bei Prozessen, die direkt die Opportunity betreffen - Auftragseingang und Synchronisation der Produkte - wird sich appero quote nicht mehr einmischen. Für diese beiden Fällen gilt ab Version 21.300:

  • Weniger DML statements bei den Aktionen Auftragseingang und Synchronisation der Opportunity-Produkte: Die Opportunity und zugehörige Angebote werden nur noch einmal geupdated.
  • Die Angebotsgültigkeit an der Opportunity im Feld sf42_quotefx__SF42_QuoteValidUntil__c wird nur noch aktualisiert, wenn sich das Datum tatsächlich verändert hat.
  • Auf Wunsch können Sie alle automatischen Updates der Opportunity durch appero quote über den Setup-Text preventOpportunityUpdate abschalten.

Handlungsbedarf: Legen Sie bei Bedarf den Parameter preventOpportunityUpdate manuell als Setup-Text an.

Link zur DokumentationZusammenspiel von Angebotsdatensatz und Opportunity

Angebotsversionierung

Die Angebotsversionierung im Feld "Anzahl Angebote" (sf42_quotefx__SF42_Quote_Count__c) an der Opportunity gibt einen Überblick über den Verhandlungsverlauf, indem hier die zugehörigen Angebotsdatensätze addiert werden.

Änderungen in appero quote Winter 22: Um die Angebotsversionierung unabhängig von einem Opportunity Update festhalten zu können, gibt es nun die neue Einstellung "Neue Angebotsversionierung nutzen" (SetupText useNewQuoteCount, Default-Wert: false).

Ist diese aktiviert, wird die Versionierung auf dem Quote-Objekt anstelle der Opportunity festgehalten und im Feld "Angebotsversion" (sf42_quotefx__SF42_QuoVersion__c) die Anzahl aller Angebote, die für diese Opportunity erstellt wurden, hochgezählt. 

Das bisher verwendete Feld "Anzahl Angebote" (sf42_quotefx__SF42_Quote_Count__c) auf der Opportunity wird dann nicht mehr verwendet.

Im Hintergrund ist die Zählung an die Angebotsnummer gebunden, d.h. es werden alle Angebotsnummern gezählt, die mit dieser Opportunity verknüpft sind.

Handlungsbedarf: Aktivieren Sie bei Bedarf die neue Einstellung im Bereich Funktionalität. Sofern Sie nicht mit unseren paketierten Berechtigungssätzen arbeiten, ergänzen Sie bitte das neue Feld sf42_quotefx__SF42_OpportunityId__c auf dem Objekt sf42_quotefx__SF42_Number__c.

Wir empfehlen die Umstellung der Versionierung z.B. zum Jahreswechsel, wenn möglichst mit frischen Opportunities gearbeitet wird, so dass die Versionierung innerhalb einer Opportunity einheitlich ist.

Link zur Dokumentation:  Zusammenspiel von Angebotsdatensatz und Opportunity

Prüfung des Kontakts in den Stammdaten

Wenn Sie die Email-Funktion in appero quote verwenden, ist zu beachten, dass das Angebot nur an Kontakte versendet werden kann, die auch zum jeweiligen Account gehören. Für komplexere Prozesse empfehlen wir Ihnen die Option des Mehrstufigen Vertriebs.

Änderungen in appero quote Winter 22: Einträge in den Kontaktfeldern der Stammdaten werden auf eine Übereinstimmung mit dem jeweiligen Account (Opportunity-Account oder Account 2-4 im mehrstufigen Vertrieb) überprüft und ggf. eine Hinweismeldung ausgegeben: "Dieser Kontakt passt nicht zum ausgewählten Account."
Die Übernahme des Kontakts ist dennoch möglich, da wir Ihre individuellen Prozesse nicht behindern möchten.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur DokumentationBenutzeroberfläche

Flexible Wahl der Opportunity-Phase bei Auftragseingang

Im Standard wird mit Autragseingang die Opportunity auf geschlossen/gewonnen gesetzt. Über die beiden Einstellungen "Opportunity Phasen Name für Auftragsbestätigung" und "Opportunity bei Auftragseingang nicht schließen" haben Sie aber die Möglichkeit, die Opportunity-Phase bei Auftragseingang individuell festzulegen.

Änderungen in appero quote Winter 22: Der in den Einstellungen hinterlegte Phasenname ist auch dann bei Auftragseingang vorausgewählt, wenn es in der Salesforce-Instanz mehrere Opportunity Datensatztypen mit unterschiedlichen Vertriebs-Prozessen gibt.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur DokumentationAuftragseingang buchen

Bricks

Einfaches Kopieren von Bricks mit ihren Bestandteilen

Der Brick-Editor in appero quote bietet Ihnen die Möglichkeit, Bricks auch außerhalb des Angebotsprozesses zu erstellen und zu bearbeiten. Beim Kopieren eines Bricks auf der Brick-Datensatzseite kommt es darauf an, neben dem übergeordneten Brick-Datensatz auch die zugehörigen BrickLineItems mit zu kopieren, da sonst Ihr neuer Brick keine Bestandteile im Angebotseditor enthalten würde. 

Änderungen in appero quote Winter 22: Die neue Schaltfläche “Duplizieren” kopiert sowohl den Brick-Datensatz als auch die zugehörigen BrickLineItems. Ebenso werden beim Löschen eines Bricks auch die zugehörigen Positionen entfernt.

Handlungsbedarf: Blenden Sie bei Bedarf die in appero quote paketierte Schaltfläche “Duplizieren” (CloneWithItems) in Ihr Seitenlayout ein und die Standard-Funktionalität (Clone) aus.

Link zur DokumentationBrick-Editor

Angebotseditor

Mergefields-Sidebar

Mit Variablen oder sog. "Mergefields" werden Feldwerte aus Salesforce dynamisch zur Laufzeit in Angeboten ausgelesen. Über die Mergefields-Sidebar können Sie die benötigten Variablen direkt im Editor suchen und mit wenigen Klicks Ihrem Dokument hinzufügen.

Änderungen in appero quote Winter 22: Um die Variable aus der Sidebar in den Zwischenspeicher zu laden, kann jetzt auch der Doppelklick verwendet werden.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur DokumentationMergefields-Sidebar / Variablen-Seitenleiste

Individueller Zugriff auf die Elementtypen

Die innere vertikale Toolbar bietet Zugriff auf alle Elementtypen, die Sie dem Angebot hinzufügen können: Produkte, Angebotselemente und Bricks.

Änderungen in appero quote Winter 22: Über die neue Einstellung "Editor - verfügbare Funktionen für Anwender" im Reiter Oberfläche  können Sie einstellen, ob und welche dieser Elemente Standardnutzer hinzufügen können. Ist eine Option deaktiviert, erscheint das zugehörige Icon nicht mehr in der inneren vertikalen Toolbar.

Handlungsbedarf: Setzen Sie bei Bedarf die gewünschten Einstellungen.

Link zur Dokumentation: Admin Einstellungen - Oberfläche

Flexible Bearbeitungsoptionen für Mengenspalten

Sie können Produkte im Angebotsprozess mit bis zu drei Mengenspalten abbilden und berechnen: Menge, VE und Quantity Multiplier. Sofern die Spalten im Angebotslayout enthalten sind, können sie auch vom Anwender editiert werden.

Änderungen in appero quote Winter 22: Über die neue Auswahlliste am Produkt-Datensatz "Nicht editierbare Mengenspalten", sf42_quotefx__SF42_QuantitiesNotEditable__c, können Sie festlegen, ob und welche Mengenspalten im Angebotseditor zur Bearbeitung gesperrt sein sollen. Die Auswahl wird individuell je Produkt getroffen.

Handlungsbedarf: Fügen Sie bei Bedarf das Feld sf42_quotefx__SF42_QuantitiesNotEditable__c dem Produkt-Seitenlayout hinzu und wählen Sie die gewünschte Konfiguration je Produkt aus.

Insb. für den AdSales Prozess in MediaVelox empfehlen wir, die Quantity Spalte auf "read-only" zu setzen, damit Buchungen korrekt über die Produkteigenschaft eingetragen werden.

Link zur DokumentationErweiterung des Product2 für appero quote

Mehrere Angebotspositionen im Block duplizieren oder verschieben

Die blaue vertikale Toolbar am linken Editorrand bietet zahlreiche Bearbeitungsoptionen für die markierten Angebotspositionen.

Änderungen in appero quote Winter 22: Mit der neuen Verschiebe-Funktion können jetzt auch mehrere zusammenhängende Elemente auf einmal verschoben werden. Ebenso ist es möglich, mehrere Elemente im Block zu duplizieren anstatt sie wie bislang Element für Element anzuordnen.

Handlungsbedarf: Bitte beachten Sie, dass sich die Verschiebe-Funktion jetzt links in der blauen vertikalen Toolbar befindet.

Link zur DokumentationBearbeitungsoptionen im Editor

Individuelle Konfiguration der Angebotselemente

Zur besseren Benutzerführung haben Sie in Ihrer Angebotsvorlage die Möglichkeit, Badges an den einzelnen Angebotselementen individuell zu überschreiben oder Angebotselemente mit einem Kommentar zu versehen.

Änderungen in appero quote Winter 22: Aus anwenderfreundlichen Gründen können Badges und Kommentare nur noch als einfache Textfelder ohne Rich-Text-Formatierung eingepflegt werden. Eine fehlerhafte Darstellung im zugehörigen Modal bei Auswahl mehrerer Elemente wurde korrigiert.

Handlungsbedarf: Sofern Sie bereits Kommentare oder Badges im Rich-Text-Modus formatiert haben, prüfen Sie bitte die Ausgabe und passen Sie diese ggf. an.

Link zur DokumentationIndividuelle Konfiguration der Angebotselemente

Eigener Name für PDF Downloads

Auf der Angebotsdatensatzseite haben Sie zwei Möglichkeiten, Ihr Angebots-PDF zu speichern:

  • Über die Funktion "PDF erzeugen" wird aus dem Angebot ein File oder Attachment erzeugt und in der Themenliste "Notizen und Anhänge" hinterlegt. Den Attachment/File-Namen können Sie in der Einstellung "Formatierung des Dateinamens für Angebots-PDF" mit Hilfe von Variablen hinterlegen.
  • Über die Funktion "PDF herunterladen" haben Sie die Möglichket, das PDF direkt aus dem Browser herunterzuladen.

Änderungen in appero quote Winter 22: Die Einstellung Einstellung "Formatierung des Dateinamens für Angebots-PDF" bezieht sich jetzt auch auf Dateien, die über die Download-PDF Funktion erzeugt wurden.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur DokumentationAngebotsvorschau

Produkteigenschaften

Produkteigenschaften mit Object Queries

Für Produkteigenschaften mit Berechnung sowie Produkteigenschaften ohne Berechnung lassen sich für die Typen "Beziehung" und "Tabelle" im Feld "Object Query" Abfragen generieren. Mit diesen Abfragen kann man die Inhalte jedes beliebigen Standard- oder Custom Objects in Salesforce in der Produkteigenschaft anzeigen lassen und auswählbar machen.

Änderungen in appero quote Winter 22: Das Limit, dass pro Object Query nur max. 400 Datensätze abgefragt werden können, wurde aufgehoben.

Handlungsbedarf: Keiner

Link zur DokumentationVerwendung von Object Queries