Belegversand
- Anne Krieg
Einführung
Üblicherweise erhalten die beteiligten Accounts (Inserenten, Agenturen, etc.) nach Veröffentlichung einer Anzeigenschaltung ein oder mehrere Belegexemplare, welche als Nachweis für die Erfüllung des Auftrags dienen. Sie finden dazu am Account eine Themenliste “Belegexemplare” (f42_dispo__MVX_ProofOfDelivery__c)
In MediaVelox können Sie Belegexemplare nach verschiedenen Kriterien erzeugen:
Auslösekriterium | Erläuterung |
|---|---|
Eine Opportunity wird auf “Geschlossen & Gewonnen” gestellt. Das Account-Feld “Bevorzugte Anzahl Belegexemplare” f42_dispo__MVX_PreferredNumberOfProofsOfDelivery__c hat einen Wert > 0. | Publikationsunabhängig. Versandanschrift: Lieferadresse des Accounts |
Ein Dispobucheintrag wird erzeugt. Es liegt eine zum Account passende Belegexemplar Regel vom | Publikationsabhängig. Sie können per Regel festlegen, für welchen Account bei Buchungseingang (Status bestätigt) eines bestimmten Inserenten Belegexemplare erzeugt werden. Versandanschrift: kann aus den Rechnungs- und Lieferanschriften von Account und Kontakt ausgewählt werden. |
Manuelles Auslösen an der Ausgabe. Belegversand über Belegexemplar Regel vom
| Publikationsabhängig. Sie können per Regel festlegen, für welchen Account unabhängig von einer Buchung Belegexemplare je Ausgabe erzeugt werden. Versandanschrift: kann aus den Rechnungs- und Lieferanschriften von Account und Kontakt ausgewählt werden. |
Manuelle Auslösung | Über die Schaltfläche “Neu” an der Themenliste “Belegexemplare” am Account |
Ein Bericht zum Export der Belegdaten ist derzeit kein Bestandteil des Produktes, kann aber im Projekt umgesetzt werden.
Belegexemplar Regeln
Gerade wenn neben dem Inserenten noch weitere Accounts an einer Buchung beteiligt sind, z.B. Agenturen oder Grafikdesigner, kann die Aussteuerung von Belegexemplaren komplex werden.
Hier bieten Belegexemplar Regeln größere Flexibilität. MediaVelox unterscheidet zwischen zwei Datensatztypen: Buchungs- und Ausgaben-basierte Regeln.
Sobald zu einem Account Belegexemplar Regeln gefunden werden, wird die Angabe im Feld f42_dispo__MVX_PreferredNumberOfProofsOfDelivery__c ignoriert.
Belegexemplar Regel - basierend auf Dispobüchern
Dispobuch-basierte Regeln sind buchungsabhängig und werden für eine bestimmte Publikation definiert. Ausgelöst wird die Regel mit dem Erstellen eines Dispobucheintrags. Belegempfänger und Inserenten, also Opportunity Account, müssen hier nicht identisch sein:
Folgende Felder sind zur Anlage der Regel essentiell:
Feld | Erläuterung |
|---|---|
Auf diese Publikation bezieht sich die Regel | |
Gewünschte Anzahl Belegexemplare Belegeexemplare werden nach Auslösen der Regel für die gebuchte Ausgabe erzeugt. | |
| Der Inserent, d.h. der Opportunity-Account, an den das Angebot gesendet wird. |
Empfänger-Account des Belegexemplars, Falls Inserent und Empfänger-Account identisch, hier bitte trotzdem erneut den Account auswählen. | |
| Empfänger-Kontakt des Belegexemplars |
Da die Auslösung der Regel über den Inserenten gesteuert wird, bieten Dispobuch-basierte Regeln Ihnen die Möglichkeit, den Belegversand auch für eine dritte Partei, die nicht aktiv im Angebotsprozess genannt wird, auszusteuern.
Festlegen der Zustelladresse
Nachdem Sie Empfänger-Account und/oder -Kontakt festgelegt haben, öffnet sich im unteren Teil des Fensters die Schaltfläche zur Einstellung der Zustelladresse:
Sie können zwischen Rechnung- und Lieferanschrift des Accounts sowie den beiden zum Kontakt gehörenden Adressfeldern wählen. Die gewählte Adresse wird dann am Belegexemplar-Datensatz als Zustelladresse hinterlegt.
Belegexemplar Regel - basierend auf Ausgaben
Über Ausgaben-basierte Regeln haben Sie die Möglichkeit, buchungsunabhängig Belegexemplare auszusteuern, z.B. wenn Sie mit einem Account vereinbart haben, ihm regelmäßig ein Exemplar Ihrer Publikation zukommen zu lassen, auch wenn er nicht in jeder Ausgabe auch eine Anzeige schaltet.
Die Anlage der Regel und das Festlegen der Zustelladresse erfolgt in denselben Schritten wie bei den Dispobuch-basierten Regeln, nur dass in diesem Fall natürlich kein Inserent definiert werden muß.
Ausgelöst wird die Ausgaben-basierte Regel nicht über die erfolgte Buchung, sondern über die Schaltfläche “Belegexemplar erstellen” an der zur Publikation gehörendenden Ausgabe:
Mit Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Ausführung der Regel bestätigen können:
Nach dem Speichern wird die zur Ausgabe gehörende Publikation auf aktive Regeln geprüft und die entsprechenden Belegexemplare werden erzeugt:
Sie können den Belegversand pro Ausgabe nur einmal auslösen, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung. Auf diese Weise sind Sie vor doppelten Datensätzen geschützt:
Technische Beschreibung
API Name | Label DE |
f42_dispo__MVX_ProofOfDeliveryRule__c | Belegexemplar Regel |
Feldname | Label DE | Typ | Kommentar |
|---|---|---|---|
Name | Belegexemplar Regeln Nummer | Autonummer | Die einzelnen Regeln erhalten eine generische Nummer als Name |
f42_dispo__AdvertisingAccount__c | Advertising Account | Lookup (Account) | Der Inserent, also der Opportunity Account der zugehörigen Buchung |
Aktiv | f42_dispo__Active__c | Checkbox | Nur aus aktiven Regeln werden Belegeexemplare erzeugt |
Account | f42_dispo__Account__c | Lookup (Account) | Empfänger-Account des Belegexemplars |
Kontakt | f42_dispo__Contact__c | Lookup (Kontakt) | Empfänger-Kontakt des Belegexemplars |
Anzahl Belegexemplare | f42_dispo__NumberOfProofs__c | Zahl | Gewünschte Anzahl Belege |
Publikation | f42_dispo__Publication__c | Lookup (Publikation) | Auf diese Publikation bezieht sich die Regel |
Preferred Address | f42_dispo__PreferredAddress__c | Text | Dieses Feld wird im Hintergrund befüllt und kennzeichnet die ausgewählte Empfängeradresse |
Firmenname | f42_dispo__RecipientCompanyName__c | Formel (Text) | Der in der Regel festgelegte Empfänger-Account |
Straße | f42_dispo__RecipientStreet__c | Formel (Text) | Die in der Regel festgelegte Empfänger-Straße |
Stadt | f42_dispo__RecipientCity__c | Formel (Text) | Die in der Regel festgelegte Empfänger- Stadt |
Postleitzahl | f42_dispo__RecipientPostalCode__c | Formel (Text) | Die in der Regel festgelegte Empfänger- PLZ |
Land | f42_dispo__RecipientCountry__c | Formel (Text) | Das in der Regel festgelegte Empfänger- Land |
Vorschau der Empfänger Adresse | f42_dispo__RecipientAddressPreview__c | Formel (Text) | Vorschau der Empfänger Adresse |
Beschreibung | f42_dispo__Description__c | Langer Textbereich | Optionale Beschreibung zur Regel |