Belegversand

Einführung

Üblicherweise erhalten die beteiligten Accounts (Inserenten, Agenturen, etc.) nach Veröffentlichung einer Anzeigenschaltung ein oder mehrere Belegexemplare, welche als Nachweis für die Erfüllung des Auftrags dienen. Sie finden dazu am Account eine Themenliste “Belegexemplare” (f42_dispo__MVX_ProofOfDelivery__c)

In MediaVelox können Sie Belegexemplare nach verschiedenen Kriterien erzeugen:

Auslösekriterium

Erläuterung

Auslösekriterium

Erläuterung

Eine Opportunity wird auf “Geschlossen & Gewonnen” gestellt.

Das Account-Feld “Bevorzugte Anzahl Belegexemplare” f42_dispo__MVX_PreferredNumberOfProofsOfDelivery__c hat einen Wert > 0.

Publikationsunabhängig.

Sie können an jedem Account die pauschal gewünschte Anzahl Belegexemplare hinterlegen.
Wird eine Opportunity geschlossen, an der der Account beteiligt war (Account 1-4 im mehrstufigen Vertrieb), und gibt es einen zugehörigen Dispobucheintrag, so werden die zur gebuchten Publikation passenden Belegexemplare erzeugt.

Versandanschrift: Lieferadresse des Accounts

Ein Dispobucheintrag wird erzeugt.

Es liegt eine zum Account passende Belegexemplar Regel vom
Datensatztyp “Basiert auf Dispobüchern” vor.

Publikationsabhängig.

Sie können per Regel festlegen, für welchen Account bei Buchungseingang eines bestimmten Inserenten Belegexemplare erzeugt werden.

Versandanschrift: kann aus den Rechnungs- und Lieferanschriften von Account und Kontakt ausgewählt werden.

Manuelles Auslösen an der Ausgabe.

Belegversand über Belegexemplar Regel vom
Datensatztyp “Basiert auf Ausgaben”

 

Publikationsabhängig.

Sie können per Regel festlegen, für welchen Account unabhängig von einer Buchung Belegexemplare je Ausgabe erzeugt werden.

Versandanschrift: kann aus den Rechnungs- und Lieferanschriften von Account und Kontakt ausgewählt werden.

Manuelle Auslösung

Über die Schaltfläche “Neu” an der Themenliste “Belegexemplare” am Account

Ein Bericht zum Export der Belegdaten ist derzeit kein Bestandteil des Produktes, kann aber im Projekt umgesetzt werden.

Belegexemplar Regeln

Gerade wenn neben dem Inserenten noch weitere Accounts an einer Buchung beteiligt sind, z.B. Agenturen oder Grafikdesigner, kann die Aussteuerung von Belegexemplaren komplex werden.

Hier bieten Belegexemplar Regeln größere Flexibilität. MediaVelox unterscheidet zwischen zwei Datensatztypen: Buchungs- und Ausgaben-basierte Regeln.

Sobald zu einem Account Belegexemplar Regeln gefunden werden, wird die Angabe im Feld f42_dispo__MVX_PreferredNumberOfProofsOfDelivery__c ignoriert.

Belegexemplar Regel - basierend auf Dispobüchern

Dispobuch-basierte Regeln sind buchungsabhängig und werden für eine bestimmte Publikation definiert. Ausgelöst wird die Regel mit dem Erstellen eines Dispobucheintrags. Belegempfänger und Inserenten, also Opportunity Account, müssen hier nicht identisch sein:

Folgende Felder sind zur Anlage der Regel essentiell:

Feld

Erläuterung

Feld

Erläuterung

Auf diese Publikation bezieht sich die Regel

Gewünschte Anzahl Belegexemplare

Belegeexemplare werden nach Auslösen der Regel für die gebuchte Ausgabe erzeugt.

 

Der Inserent, d.h. der Opportunity-Account, an den das Angebot gesendet wird.

Empfänger-Account des Belegexemplars,
dieser muß nicht als weiterer Account an der Opportunity beteiligt sein.

Falls Inserent und Empfänger-Account identisch, hier bitte trotzdem erneut den Account auswählen.

 

Empfänger-Kontakt des Belegexemplars

Da die Auslösung der Regel über den Inserenten gesteuert wird, bieten Dispobuch-basierte Regeln Ihnen die Möglichkeit, den Belegversand auch für eine dritte Partei, die nicht aktiv im Angebotsprozess genannt wird, auszusteuern.

Festlegen der Zustelladresse

Nachdem Sie Empfänger-Account und/oder -Kontakt festgelegt haben, öffnet sich im unteren Teil des Fensters die Schaltfläche zur Einstellung der Zustelladresse:

Sie können zwischen Rechnung- und Lieferanschrift des Accounts sowie den beiden zum Kontakt gehörenden Adressfeldern wählen. Die gewählte Adresse wird dann am Belegexemplar-Datensatz als Zustelladresse hinterlegt.

Änderungen an der Zustelladresse, z.B. bei Umzug, sind am Account- oder Kontaktdatensatz selbst vorzunehmen.

Belegexemplar Regel - basierend auf Ausgaben

Über Ausgaben-basierte Regeln haben Sie die Möglichkeit, buchungsunabhängig Belegexemplare auszusteuern, z.B. wenn Sie mit einem Account vereinbart haben, ihm regelmäßig ein Exemplar Ihrer Publikation zukommen zu lassen, auch wenn er nicht in jeder Ausgabe auch eine Anzeige schaltet.

Die Anlage der Regel und das Festlegen der Zustelladresse erfolgt in denselben Schritten wie bei den Dispobuch-basierten Regeln, nur dass in diesem Fall natürlich kein Inserent definiert werden muß.

Ausgelöst wird die Ausgaben-basierte Regel nicht über die erfolgte Buchung, sondern über die Schaltfläche “Belegexemplar erstellen” an der zur Publikation gehörendenden Ausgabe:

Mit Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Ausführung der Regel bestätigen können:

Nach dem Speichern wird die zur Ausgabe gehörende Publikation auf aktive Regeln geprüft und die entsprechenden Belegexemplare werden erzeugt:

Sie können den Belegversand pro Ausgabe nur einmal auslösen, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung. Auf diese Weise sind Sie vor doppelten Datensätzen geschützt:

 

Technische Beschreibung

API Name

Label DE

f42_dispo__MVX_ProofOfDeliveryRule__c

Belegexemplar Regel

Feldname

Label DE

Typ

Kommentar

Feldname

Label DE

Typ

Kommentar

Name

Belegexemplar Regeln Nummer

Autonummer

Die einzelnen Regeln erhalten eine generische Nummer als Name

f42_dispo__AdvertisingAccount__c

Advertising Account

Lookup (Account)

Der Inserent, also der Opportunity Account der zugehörigen Buchung

Aktiv

f42_dispo__Active__c

Checkbox

Nur aus aktiven Regeln werden Belegeexemplare erzeugt

Account

f42_dispo__Account__c

Lookup (Account)

Empfänger-Account des Belegexemplars

Kontakt

f42_dispo__Contact__c

Lookup (Kontakt)

Empfänger-Kontakt des Belegexemplars

Anzahl Belegexemplare

f42_dispo__NumberOfProofs__c

Zahl

Gewünschte Anzahl Belege

Publikation

f42_dispo__Publication__c

Lookup (Publikation)

Auf diese Publikation bezieht sich die Regel

Preferred Address

f42_dispo__PreferredAddress__c

Text

Dieses Feld wird im Hintergrund befüllt und kennzeichnet die ausgewählte Empfängeradresse

Firmenname

f42_dispo__RecipientCompanyName__c

Formel (Text)

Der in der Regel festgelegte Empfänger-Account

Straße

f42_dispo__RecipientStreet__c

Formel (Text)

Die in der Regel festgelegte Empfänger-Straße

Stadt

f42_dispo__RecipientCity__c

Formel (Text)

Die in der Regel festgelegte Empfänger- Stadt

Postleitzahl

f42_dispo__RecipientPostalCode__c

Formel (Text)

Die in der Regel festgelegte Empfänger- PLZ

Land

f42_dispo__RecipientCountry__c

Formel (Text)

Das in der Regel festgelegte Empfänger- Land

Vorschau der Empfänger Adresse

f42_dispo__RecipientAddressPreview__c

Formel (Text)

Vorschau der Empfänger Adresse

Beschreibung

f42_dispo__Description__c

Langer Textbereich

Optionale Beschreibung zur Regel