Grundsätzliches zum Genehmigungsprozess mit appero quote
Die hier vorgestellten Funktionen zum Genehmigungsprozess sind nur in der appero quote Enterprise Version verfügbar.
Mit Hilfe individueller Genehmigungsprozesse können beispielsweise Angebote, die gemeinsam von internen als auch externen Teams aufbereitet werden, besser gesteuert werden. appero quote erleichtert die Vergabe von Kriterien, die im Genehmigungsprozess abgefragt werden können und steuert die Bearbeitungsoptionen bis zur Freigabe.
Der Genehmigungsprozess selbst und die zugehörigen Benachrichtigungen werden Salesforce Standard konfiguriert.
Einstellungen im appero quote Setup
Die folgenden Erläuterungen beziehen sich auf die vereinfachte Genehmigungslogik, die über die Einstellung "Vereinfachte Genehmigungseinstellung nutzen" (Setup-Text Name UseSimplifiedApprovalLogic) im Reiter "Genehmigung" aktiviert wird.
Ist dieser Parameter aktiviert, wird geprüft, ob sich in der Salesforce-Instanz ein aktiver Genehmigungsprozess auf dem Objekt Angebot befindet.
Wenn ja, zeigen die Buttons zur Bearbeitung und die Statusanzeige auf der Angebots-Seite automatisch die erforderlichen Genehmigungsschritte an.
Wird kein aktiver Genehmigungsprozess gefunden, ist auch der Button "Zur Genehmigung einreichen" nicht vorhanden, und alle Bearbeitungsoptionen wie "Produkte in die Opportunity kopieren" oder "Emailversand" können direkt ausgeführt werden.
Anzeige der Quote Action Buttons
Im Wesentlichen steuert der Parameter "Vereinfachte Genehmigungseinstellung nutzen" die Action Buttons an der Angebots-Datensatzseite. Sie legen z.B. fest, dass ein noch nicht genehmigtes Angebot für den Email-Versand gesperrt ist oder dass ein genehmigtes Angebot nicht mehr editiert werden darf.
Bei aktivem Genehmigungsprozess wird die Anzeige der Buttons im Hintergrund über das Feld "Genehmigungsprozess" sf42_quotefx__SF42_QuoApproval__c gesteuert. So werden für ein neues, aktives Angebot beispielsweise folgende Buttons angezeigt:
Angebotsstatus
Auswahl im Feld "Genehmigungsprozess"
Verfügbare Bearbeitungsoptionen
neu
aktiv
keine Auswahl = Stadium Entwurf (bei aktivem Genehmigungsprozess)
Angebot bearbeiten
PDF herunterladen
PDF erzeugen
Auftragseingang
Angebot deaktivieren
zur Genehmigung einreichen
neu
aktiv
Wartet auf Genehmigung
PDF herunterladen
PDF erzeugen
neu
aktiv
Genehmigt
Produkte in Opportunity kopieren
Angebot per Email versenden
PDF herunterladen
PDF erzeugen
Auftragseingang
Angebot deaktivieren
neu
aktiv
Abgelehnt
Angebot bearbeiten
PDF herunterladen
PDF erzeugen
zur Genehmigung einreichen
neu
aktiv
Wiedervorlage
muß individuell konfiguriert werden
Wenn Sie eine andere Konfiguration der Buttons verwenden möchten als im Standard vorgeschlagen, wenden Sie sich bitte an Ihren Produkt-Support.
Weitere Einstellungen im Zusammenhang mit dem Genehmigungsprozess
Zwei weitere Einstellungen können optional bei aktivem Genehmigungsprozess verwendet werden
Einstellung
Typ
Parameter Name
Parameter Textblock
Anmerkung
'Entwurf' bis zur Genehmigung anzeigen
Optionsschalter
ShowDraft
true / false
Steuert das Einblenden eines Wasserzeichens mit Schriftzug "Entwurf" auf dem Angebots-PDF bei noch nicht genehmigten Angeboten.
Stellt den Wert des Feldes sf42_quotefx__SF42_ApprovalLevel__c an der Badge der Angebotsposition im Editor dar. Level 1, 2, 3 werden unterstützt.
Hilfreiche Felder auf dem Angebotsdatensatz
Damit Sie im eigentlichen Genehmigungsprozess leichter auf bestimmte Kriterien zugreifen können, werden einige Werte automatisch auf dem Angebotsdatensatz berechnet.
Feld in Salesforce
API-Feldname
Erläuterung
Gesamtrabatt
sf42_quotefx__SF42_QuoTotalDiscount__c
Dieses Feld gibt den Gesamtrabatt des Angebots als Betrag aus.
Gesamtrabatt (%)
sf42_quotefx__SF42_QuoTotalDiscountPercent__c
Dieses Feld gibt den Gesamtrabatt des Angebots in Prozent aus.
Auswahlliste, die das Stadium im Genehmigungsprozess anzeigt:
Wartet auf Genehmigung
Genehmigt
Abgelehnt
Wiedervorlage
Der hier beschriebene Vorgang ist stark vereinfacht. Bitte zögern Sie nicht, uns bzgl. möglicher Auslösekriterien oder mehrstufiger Genehmigungsprozesse zu kontaktieren.