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Einführung

Der schnellste Weg, um nach Neuinstallation eine erste Vorlage zu erstellen, ist der Weg über den Angebotsvorlagen-Assistenten. Sie erreichen ihn zum einen direkt nach Vergabe der Angebotsnummern-Systematik über den gleichnamigen Button:

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Sie können den Assistenten aber auch zu jedem beliebigen anderen Zeitpunkt von der Starseite der appero quote Setup-App aus starten, er befindet sich direkt unter dem Abschnitt für die Angebotsnummern-Vergabe:

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Mit Start des Assistenten werden Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung einer Angebotsvorlage mit zugehörigem Mandanten geführt.

Screen 1 - Auswahl der passenden Vorlage

Auf dem ersten Screen stellt Ihnen der Assistent drei verschiedene Templates zur Auswahl.

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Die drei Vorlagen unterscheiden sich wie folgt:

Template Beschreibung

Eigenschaften

Vorschau / Musterseiten

Von der Opportunity ins Angebot

• Hochformat ohne Deckblatt

• Kompakte Kalkulation mit Standardspalten

• Kurzes Anschreiben und Konditionen

• Klarer, aufgeräumter Stil

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Template für verschiedene Produktarten

• Ansprechende Präsentation mit Deckblatt

• Ausführliche Struktur mit Inhaltsverzeichnis, Produktdaten und Abschnitt zur Beauftragung

• Gruppierung der Produkte in verschiedene Sektionen. Bitte legen Sie dazu noch die entsprechenden Produktgruppen an.

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Querformat: Genug Platz für viele Produktdaten

• Zwei Rabattspalten für erweiterte Kalkulation

• Zwei Mengenspalten, z.B. für Verpackungseinheiten

• Darstellung von Service Datum und MwSt.
  

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Sie haben sich für einen Typ entschieden, möchten aber noch weitere Anpassungen, z.B. im Stil oder in der Spaltenkonfiguration vornehmen? Klicken Sie auf “Weiter”.

Screen 2 - Formatierung und Stil

Auf dem zweiten Screen können Sie den enthaltenen Angebotselementen eine alternative Formatierung zuweisen.

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Zur Navigation klicken Sie links in der Leiste auf die Namen der verschiedenen Elemente. Folgende Anpassungen können daran vorgenommen werden:

Element

Formatierungsoptionen

Headline 1-3

• Schriftart, -farbe, -größe, -ausrichtung, -stil

• Hintergrundfarbe

• Absatz unten

Textbereiche

• Schriftart, -farbe, -größe, -ausrichtung, -stil

• Hintergrundfarbe

• Absatz unten

Spaltenüberschriften

• Schriftart, -farbe, -größe, -stil

• Hintergrundfarbe

• Absatz unten

• Linie unten

Summenelemente

• Schriftart, -farbe, -größe, -stil

• Hintergrundfarbe

• Absatz unten

• Linie unten

Voreingestellt sind die Formatierungen der jeweils gewählten Vorlage, die Sie dann mit Ihren eigenen Werten überschreiben können. Ihre Anpassung wird unmittelbar rechts im Vorschaufenster angezeigt.

Unterstützte Schriftarten

Im Angebotsvorlagen-Assistenten können Sie die Schriftarten aus einer Dropdown-Liste auswählen. Sie enthält genau die vier Schriftarten, die im Angebots-PDF unterstützt werden:

Schriftart

Anmerkung

Sans-Serif

Standardschriftart, Helvetica

Serif

Ausgegeben wird die Schriftart Times

Monospace

Die Auswahl Monospace entspricht der Schriftart Courier

Arial Unicode MS

Arial Unicode MS entspricht zum einen der Schriftart Arial, zum anderen ermöglicht sie es, auch weitere Schriften, z.B. Japanisch im PDF auszugeben.

Screen 3 - Grundlegende Konfiguration der Angebotspositionen

Im dritten Schritt wählen Sie alle Produkt-Details aus, die Sie für Ihren Angebotsprozess benötigen.
Produkt-Details können zum einen Felder an Ihren Produkten sein, wie Name, Beschreibung und Produktcode, zum anderen Berechnungswerte, die Sie im Angebotsprozess berücksichtigen möchten, wie Rabatte, Mengen und Preise.

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Fügen Sie über die Checkboxen links die benötigten Felder hinzu. Die Vorschau des Produkt-Detail-Dialogs aktualisiert sich in Echtzeit.
Die Felder Beschreibung - für Produktnamen und -beschreibung und Summe stehen nicht zur Auswahl, da sie an einer Angebotsposition verpflichtend enthalten sind.

Screen 4 - Konfigurieren Sie die Spalten für Angebotseditor und PDF

Im nächsten Screen können Sie festlegen, wie die ausgewählten Details in Ihrem Angebotsdokument angezeigt werden sollen.

Spaltenbezeichnungen

Im ersten Menüpunkt auf der linken Seite können Sie das Standardlabel der verwendeten Details/Spalten für Ihre Zwecke überschreiben. z.B. kann es Sinn machen, wenn Sie die 2. Mengenspalte für die Laufzeit eines Produktes verwenden, das Standardlabel “VE” etwa mit “Monate” zu überschreiben.

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Sichtbarkeit und Reihenfolge

Als nächstes können Sie festlegen, welche Produktinformationen Sie nur im Produkt-Detail-Dialog - also für den Angebotsersteller - einblenden wollen und welche auch im fertigen Dolumen ausgegeben werden sollen.

Bewegen Sie dazu die ausgewählten Spalten mit den kleinen Pfeilen von rechts nach links und ändern Sie die Reihenfolge über die Auf- und Abwärtspfeile.

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Spaltenbreite und Ausrichtung

Zuletzt können Sie noch festlegen, wie viele Pixel die jeweilige Spaltenbreite ausmacht und wie welche Textausrichtung jede Spalte bekommen soll.

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Ob die addierten Spaltenbreiten der Dokumentbreite entsprechen können Sie am grünen bzw. roten Balken im Vorschaufenster erkennen

Darstellung

Bedeutung

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grüner Balken: Sie befinden sich mit der Summe aller Spalten noch im Bereich der Dokumentbreite (im Beispiel 656 von 690 Pixeln).

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roter Balken: Die Summe der Spalten übersteigt die Dokumentbreite (im Beispiel 713 von 690 Pixeln)
Sie können an dieser Stelle nicht fortfahren, reduzieren Sie die einzelnen Spalten so weit, dass alles wieder “im grünen Bereich” ist.

Screen 5 - Fertigstellen und Speichern

Im letzten Schritt geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen.

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Klicken Sie anschließend unten rechts auf “Speichern & Vorschau”. Die von Ihnen erstelle Angebotsvorlage wird gespeichert und eine PDF-Vorschau erzeugt:

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Sie haben nun zwei Möglichkeiten:

Die Vorlage im Editor öffnen und weiter bearbeiten, z.B. Texte anpassen, Produktgruppen zuweisen.

Den Assistenten schließen. Sie gelangen dann auf die Startseite der appero quote Setup-App. (Beachten Sie, dass Sie evtl. die Seite neu laden müssen, um Ihre soeben erstellte Vorlage hier zu finden).

Navigation im Angebotsvorlagen-Assistenten

Während Sie den Angebotsvorlagen-Assistenten verwenden, können Sie nach Belieben vor und zurück navigieren.

Verwenden Sie dazu entweder die Buttons “Zurück” und “Weiter” oder klicken Sie einfach auf den entsprechenden Punkt in der Fußleiste:

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Folgendes gilt es dabei zu beachten:

Introduction

The fastest way to create a first template after new installation is to use the quote Template Wizard. On the one hand, you can access it directly after assigning the quotation number system via the button of the same name:

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However, you can also launch the wizard at any other time from the appero quote Setup App home page, it is located just below the quote number assignment section:

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By starting the wizard, you will be guided step by step through the creation of a quote template with associated client.

Screen 1 - Selecting the suitable template

On the first screen, the wizard presents you with three different templates to choose from.

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The three templates differ as follows:

Template Description	Features	Preview / sample pages
Opportunity to Quote	Portrait format without cover sheet Compact calculation with standard columns Short cover letter and conditions Clear, uncluttered style	Image Added
A Variety of Products	Appealing presentation with cover sheet Detailed structure with table of contents, product data and commissioning section. Grouping of products into different sections. Please still create the corresponding Product Groups for this purpose.	Image AddedImage Added
Landscape format: The right Choice for many Product Details	Two discount columns for extended calculation Two quantity columns, e.g. for packaging units Display of service date and VAT	Image Added

You have decided on a type, but would like to make further adjustments, e.g. in the style or in the column configuration? Click on "Next".

Screen 2 - Formatting and style

On the second screen you can assign an alternative formatting to the included quote items.

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To navigate, click on the names of the various items in the bar on the left. The following adjustments can be made to them:

The formatting of the selected template is preset, which you can then overwrite with your own values. Your customization is displayed immediately on the right side of the preview window.

Supported fonts

In the Quote Template Wizard, you can select the fonts from a drop-down list. It contains exactly the four fonts that are supported in the quote PDF:

Screen 3 - Basic Quote Line Item Configuration

In the third step, you select all the product details you need for your quoting process.
Product details can be fields on your products, such as name, description and product code, and also calculation values you want to include in the quoting process, such as discounts, quantities and prices.

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Add the required fields using the checkboxes on the left.The preview of the product detail dialog updates in real time.
The Description - for product name and description and Sum fields are not available for selection, as they are mandatory to be included at a Quote Line Item.

Screen 4 - Configure columns for quote editor and PDF

In the next screen you can define how the selected details will be displayed in your quote document.

Adjust Columnlabels

In the first menu item on the left side you can overwrite the default label of the used details/columns for your purposes. e.g. if you use the 2nd quantity column for the duration of a product, it may make sense to overwrite the default label "PU" with "months" for example.

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Visibility & Order

Next, you can define which product information you only want to show in the product detail dialog - i.e. for the quote creator - and which should also be output in the finished document.

To do this, move the selected columns from right to left using the small arrows and change the order using the up and down arrows.

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Column Width & Alignment

Finally, you can specify how many pixels each column width should be and what text alignment each column should have.

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You can see whether the added column widths correspond to the document width by the green or red bar in the preview window

Display	Meaning
Image Added	green bar: the sum of all columns is still within the document width range (656 of 690 pixels in the example).
Image Added	red bar: the sum of the columns exceeds the document width (in the example 713 of 690 pixels) You cannot continue at this point, reduce the individual columns until everything is "in the green" again.

Screen 5 - Finish and save

In the last step you give your template a name.

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Then click "Save & Preview" at the bottom right. The quote template you created will be saved and a PDF preview will be generated:

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You now have two options:

Open the template in the editor and edit it further, e.g. adjust texts, assign product groups.

Close the wizard. You will then be taken to the appero quote Setup App home page. (Note that you may have to reload the page to find the template you just created here).

Navigation in the Quote Template Wizard

While using the Quote Template Wizard, you can navigate back and forth at will.

To do this, either use the "Back" and "Next" buttons or simply click on the corresponding item in the footer:

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Here's what you need to keep in mind:

• If you have already customized a layout, then jump back to the home page and select a different basic template, e.g. portrait instead of landscape, your manual changes will be reset and the formatting of the newly selected template will be loaded.

• If you navigate back after clicking "Save & Preview" on the last screen to make further adjustments, please remember to also save your changes afterwards using this button again. Otherwise they will not be applied.

• It is not possible to open the wizard for editing the same template more than once or to cancel the process and resume it later. All changes after leaving the wizard can be made in the template editor as usual.