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Allgemein

Der Angebotsprozess

General

The quoting process in appero quote ist eng mit der Opportunity verknüpft. Somit wird bei bestimmten Angebotsschritten auch die Opportunity aktualisiert und gespeichert. Dies ist hinsichtlich der Platform Limits zu berücksichtigen, wenn zusätzlich viele eigene Automatisierungen über die Opportunity laufen.
Im Folgenden bieten wir daher eine Übersicht, welche Speichervorgänge es aus appero quote heraus auf die Opportunity gibt, und wie Sie diese optimieren können.

Speichern des Angebots

Mit dem Speichern eines Angebots wird automatisch auch die Opportunity aktualisiert, indem die Feldwerte  is closely linked to the Opportunity. This means that the Opportunity is also updated and saved during certain quote steps. This has to be taken into account with regard to the platform limits, if in addition many own automations run via the opportunity. In the following we therefore provide an overview of which saving processes there are from appero quote to the Opportunity, and how you can optimize them.

Saving the quote

When a quote is saved, the Opportunity is also updated automatically by writing the field values sf42_quotefx__SF42_Quote_Count__c - Anzahl der vorhandenen Angebote - und number of existing quotes - and sf42_quotefx__SF42_QuotesValidUntil__c - letztes Gültigkeitsdatum der Angebote - geschrieben werden. Letzteres Feld - die Angebotsgültigkeit - wird allerdings nur aktualisiert, wenn sich das Datum tatsächlich verändert hat.

Note

Über den Parameter preventOpportunityUpdate können Sie das beschriebene Opportunity Update verhindern. Dies kann sinnvoll sein, wenn benutzerdefinierte Prozesse auf dem Opportunity Objekt vorhanden sind, die durch das Speichern des Angebots unnötig getriggert würden.

Angebotsversionierung außerhalb der Opportunity

Note

Um die Angebotsversionierung unabhängig von einem Opportunity Update festhalten zu können, aktivieren Sie die Einstellung "Neue Angebotsversionierung nutzen" im Bereich Funktionalität.

Dadurch wird die Versionierung auf dem Quote-Objekt anstelle der Opportunity festgehalten und im Feld last quote validity date. However, the latter field - quote validity - will be updated only if the date has actually changed.

Note

You can use the preventOpportunityUpdate parameter to prevent the described opportunity update. This can be useful if there are custom processes on the opportunity object that would be unnecessarily triggered by saving the quote.

Quote count outside the Opportunity

Note

To be able to retain the quote count regardless of an opportunity update, enable the "Use new quote count" setting in the Functionality section.

This will retain the count on the quote object instead of the Opportunity and count up in the sf42_quotefx__SF42_QuoVersion__c field - Angebotsversion -  die Anzahl aller Angebote, die für diese Opportunity erstellt wurden, hochgezählt. 

Im Hintergrund ist diese Art der Zählung an die Angebotsnummer gebunden, d.h. es werden alle Angebotsnummern gezählt, die mit dieser Opportunity verknüpft sind.

Das bisher verwendete Feld quote count - the number of all quotes created for this opportunity.

In the background, this type of counting is tied to the quote number, i.e. all quote numbers associated with this opportunity are counted.

The previously used sf42_quotefx__SF42_Quote_Count__c field - Anzahl Angebote - auf der Opportunity wird dann nicht mehr aktualisiert.

Auftragseingang und Opportunity Synchronisation

Beim Auftragseingang kommen mehrere Prozess-Schritte zusammen, die ggf. auch ein zweimaliges Speichern der Opportunity erfordern. Der Ablauf ist dabei wie folgt:

  • Update der Opportunity Produkte: Löschen der bestehenden Produkte und Neuerstellen von Opportunity Produkten aus den Angebotspositionen. Damit wird automatisch auch der Opportunity Betrag aktualisiert.

    • Update der Opportunity: Betrifft den Opportunity-Status, den Eintrag im Feld

    number of quotes - on the Opportunity will then no longer be updated.

    Copy products to the opportunity

    The "Copy products to opportunity" button copies the products added in the quote to the opportunity and marks the related quote as the primary quote. Also, additional accounts on the opportunity will be updated with the accounts from the quote, if necessary.

    This step is also integrated, for example, in the "Order entry" or “Send via Email” function.

    Note

    You can also trigger the opportunity synchronization independently via the "Copy products to opportunity" sf42_quotefx__SF42_CopyProductsToOpportunity__c checkbox on the quote record, e.g. by activating the checkbox via flows or approval processes. Please note that you should only trigger the checkbox outside the quote editor to get a correct result.

    Order Entries and Opportunity synchronization

    When an order is received, several process steps come together, which may also require the opportunity to be saved twice. The process flow is as follows:

    1. Opportunity products update: Delete the existing products and create new Opportunity products from the Quote Line Items. This will automatically update the Opportunity amount as well.

    2. Opportunity update: Affects the opportunity status, the entry in the sf42_quotefx__SF42_Primary_Quote__c

    und ggf. im Feld

    1. field and, if applicable, in the sf42_quotefx__SF42_Quote_Count__c field.

    Einmaliges Update sämtlicher weiterer Angebote: Die nicht angenommenen Angebote werden auf den Status abgelehnt gesetzt und deaktiviert (Eintrag in den Feldern

    1. One-time update of all other quotes: The unaccepted quotes are set to rejected status and declined (entry in the sf42_quotefx__SF42_QuoStatus1__c

    und

    1. and sf42_quotefx__SF42_QuoStatus2__c fields).

    Prüfung des Felds

    1. Checking the sf42_quotefx__SF42_QuotesValidUntil__c

    : Wenn der Eintrag vom Gültigkeitsdatum des akzeptierten Angebots abweicht, wird der Wert überschrieben und die Opportunity ein zweites Mal gespeichert

    1. field: if the entry differs from the validity date of the accepted quote, the value will be overwritten and the opportunity will be saved a second time.