Angebotsversand - Lightning Email Editor
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Einführung
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Angebote über die Schaltfläche "Versenden" direkt aus Salesforce heraus per Email an den Empfänger zu versenden. Wesentliche Vorteile des Angebotversands über appero quote sind:
- Die Empfänger werden direkt aus den Angebotsdaten in die Email gezogen.
- Ein PDF des Angebots wird automatisch an die Email-angefügt. Es handelt sich hierbei allerdings um einen temporären Anhang, der nach Versand der Email wieder gelöscht wird und somit den Salesforce Speicher nicht belastet.
- Automatische Aktualisierung des Angebotsstatus auf "Versendet" und Synchronisation von Angebot und Opportunity.
- Sie können die Email direkt unter den Aktivitäten am Angebot einsehen und nachverfolgen.
Die passende Email-Vorlage
Damit auch der Email-Versand einen professionellen Eindruck im Corporate Design Ihres Unternehmens hinterlässt, empfehlen wir, zuvor die passenden E-Mail-Templates in Salesforce anzulegen. appero quote unterstützt sowohl Classic- als auch Lightning-E-Mail-Vorlagen. VisualForce-Vorlagen (Classic) werden hingegen nicht unterstützt.
Die Verwendung von Lightning Email Templates und die unten beschriebenen Einstellungen in appero quote ist ab Version 25.100 oder höher verfügbar. Wenn Sie noch auf einer älteren Version sind, wenden Sie sich für ein Update gerne an den Produkt-Support.
Wenn Sie den Namen des Email-Templates in den zugehörigen Einstellungen im appero quote Setup hinterlegen, ist beim beim Starten des Email-Editors gleich richtige Vorlage vorausgewählt:
| Einstellung | Abschnitt | Setup-Text | Eintrag in der Einstellung |
|---|---|---|---|
| Standard Email-Template für Angebote | Funktionalität | defaultQuoteEmailTemplate | "Eindeutiger Vorlagenname" (DeveloperName) der gewünschten E-Mail-Vorlage |
| Standard Email-Template für Auftragsbestätigungen | Auftragsbestätigung | defaultOrderConfirmationEmailTemplate | "Eindeutiger Vorlagenname" (DeveloperName) der gewünschten E-Mail-Vorlage |
Diese Einstellungen gelten im Normalfall für die gesamte Salesforce-Instanz. Wenn Sie unterschiedliche E-Mail-Vorlagen für unterschiedliche Sprachen benötigen, z.B. im internationalen Einsatz, können Sie diese mit Hilfe von doppelten Setup-Texten über das apperoLanguageLocale Gebietsschema filtern.
Angebotsversand in der Lightning Experience
Mit Klick auf die Schaltfläche "Versenden" öffnet sich das Fenster zur Überprüfung der Angebotsempfänger. Ggf. können Sie hier weitere Kontakte hinzufügen. Bei Ihrer manuellen Eingabe durchsucht appero quote alle relevanten Felder von Kontakten und Benutzern, so dass z.B. bei Eingabe des Accountnamens automatisch die zugehörigen Kontakte angezeigt werden.
Falls Sie in Ihrem Angebot noch keine(n) Empfänger(-in) festgelegt haben, wechseln Sie bitte zurück in den Angebotseditor und wählen einen Kontakt in den Stammdaten. Der Email-Editor wird sich sonst nicht öffnen.
Übernahme der Opportunity Kontakte
Zunächst wird das Feld "Kontakt" sf42_quotefx__BillingContact__c geprüft und ggf. dieser Wert ins Angebot übernommen. Wenn es lee ist, wird die Opportunity auf Kontaktrollen überprüft und ggf. der primäre Kontakt aus den Kontaktrollen auf das Feld sf42_quotefx__SF42_QuoContact__c geschrieben. Wenn beide Einträge fehlen, bleibt der Angeboteskontakt leer.
Für die weiteren möglichen Ansprechpartner im Angebot, schauen Sie bitte im Abschnitt Mehrstufiger Vertrieb.
Im appero quote E-Mail-Editor haben Sie Zugriff auf die bekannten Funktionalitäten, wie z.B. die Ergänzung weiterer direkter Empfänger sowie Kopie- und Blindkopie-Empfänger. Der Betreff sowie der Text der E-Mail werden aus der Email-Vorlage ausgelesen, können aber vor Versand der E-Mail individualisiert werden.
Empfängerbereich
Im Empfängerbereich finden Sie die üblichen Felder wie Absender, Empfänger, Cc- und Bcc mit den folgenden Besonderheiten:
| Darstellung | Funktion | Erläuterung |
|---|---|---|
| Absenderadresse, i.d.R. der aktuelle Benutzer. | Das Feld ist für die Bearbeitung gesperrt. organisationsweite Email-Adressen Wenn Sie in Ihrer Instanz eine organisationsweite E-Mail-Adresse angelegt haben, können Sie die automatische Vorauswahl ändern und statt dessen diese selektieren. |
| Der primäre Kontakt des Angebotes und Hauptempfänger der Email | Das Feld ist nicht editierbar. Fügen Sie weitere Kontakte in den Feldern Cc oder Bcc hinzu. |
| Cc. Die weiteren Empfänger der Email. Automatisch vorausgewählt sind die weiteren Kontakte des Angebots (s. Mehrstufiger Vertrieb) | Bei Bedarf können Sie hier weitere Kontakte manuell hinzufügen. Bei Ihrer Eingabe durchsucht appero quote alle relevanten Felder von Kontakten und Benutzern, so dass z.B. bei Eingabe des Accountnamens automatisch die zugehörigen Kontakte angezeigt werden |
| Bcc. Blindkopie-Empfänger | Wenn Sie in ihren persönlichen Email-Einstellungen, automatisches Bcc aktiviert haben, wird Ihre Absenderadresse automatisch auf Bcc gesetzt. Compliance Bcc-Email Sofern Ihr Unternehmen eine Vorschriftsmäßige Bcc-Email (Compliance BCC Email) eingerichtet hat, so wird diese im Hintergrund verwendet und eine weitere Bcc Eingabe ist nicht möglich. |
| Die Betreffzeile ergibt sich aus dem Email-Template |
Der Email-Body
Im Kernstück des Email-Editors können Sie Ihre Email-bearbeiten, das Template wechseln, Anhänge hinzufügen u.v.m.
| Darstellung | Funktion | Erläuterung |
|---|---|---|
| Das in den Einstellungen definierte Email-Template wird geladen und kann mit den üblichen Rich-Text-Funktionen weiter bearbeitet werden. | Es gelten auch hier die Freigabeeinstellungen von Salesforce. Stellen Sie also sicher, dass die Nutzer auch Zugriff auf das Template haben. |
| Angebots-PDF als Anhang | Mit einem Klick können Sie den Anhang nochmal in der Vorschau kontrollieren. Es handelt sich hierbei um einen temporären Anhang, der nach Versand der Email wieder gelöscht wird. Auf der Angebots-Datensatzseite haben Sie die aktuelle Vorschau auch ohne Extra-PDF immer im Blick. |
| Fügen Sie optional weitere Anhänge manuell hinzu. | Anhänge, die schon am Template hinterlegt werden, sind neben dem Angebot eingeblendet. |
| Vorlage wechseln | Über das Plus-Zeichen können Sie eine andere Email-Vorlage auswählen. Beachten Sie, dass dabei der bestehende Inhalt mit allen Bearbeitungen dabei verloren geht. |
| Email-Vorschau | Die Email-Vorschau öffnet in einem eigenen Fenster |
| Template löschen | Hier können Sie die Email-Vorlage komplett löschen. Beachten Sie, dass dabei der bestehende Inhalt mit allen Bearbeitungen dabei verloren geht. |
| Die angebotenen Produkte werden beim Email-Versand automatisch in die Opportunity kopiert. | Wenn Sie den Opp-Sync nicht generell deaktiviert haben, ist die Einstellung immer vorausgewählt. |
| Bezug zum Angebotsdatensatz | |
| Abbrechen | Hier können Sie den kompletten Vorgang abbrechen. Ein Email-Entwurf wird nicht gespeichert. |
| Senden | Mit Versand der Email wechselt das Angebot automatisch in den Status "Gesendet" und ist zur weiteren Bearbeitung gesperrt. |
Die Email in Salesforce
Die versendete Email wird nach Versand unter den Aktivitäten am Angebotsdatensatz angezeigt. Hier können Sie dann alle Informationen, auch zum Versandstatus, einsehen.
Sofern Sie noch mit Classic Email-Templates arbeiten, wird die versendete Mail nicht als Nachricht, sondern als Task abgespeichert.
Weiterführende Links
Einrichtung einer Email-Vorlage in Salesforce