Grundkonfiguration: Angebotsvorlagen und Mandanten
Auf der Startseite der appero quote Setup App haben Sie bereits Zugriff auf zwei wesentliche Elemente Ihrer Konfiguration: Angebotsvorlagen und Mandanten bzw. Styles.
Angebotsvorlagen
Angebotsvorlagen gewährleisten rechtlich und inhaltlich konsistente Angebote und verringern den Zeitaufwand des einzelnen Anwenders ganz erheblich.
Im Bereich "appero quote Einstellungen" - Menüpunkt "Vorlagen" können alle Angebotsvorlagen verwaltet und aktiviert bzw. deaktiviert werden. Ein Klick auf den jeweiligen Datensatz öffnet die zugehörige Recordpage und ermöglicht das Bearbeiten der Vorlage im Angebotseditor.
Die Konfiguration der einzelnen Vorlage wird unter Angebotsdokument → Angebotsvorlagen beschrieben.
Styles / Mandanten
Die Gestaltung eines Angebotsdokuments in appero quote basiert auf sogenannten Styles . Ein Style definiert das visuelle Layout des PDFs und besteht aus den zentralen Komponenten:
Briefpapier für Deckblatt und Folgeseite
CSS-Datei zur Textformatierung
Die Verwendung von Styles macht appero quote mandantenfähig. Dies bedeutet, dass mehrere Gesellschaften mit unterschiedlicher Geschäftsadresse und individuellem Briefpapier in der gleichen Salesforce-Umgebung den Angebotseditor nutzen können.
Sie finden den Reiter Styles ebenfalls auf der Homepage der appero quote Setup-App:
Pro Mandant oder Style kann das Briefpapier für das Deckblatt und die Folgeseiten hinterlegt werden. Darüber hinaus steht ein Editor zur Bearbeitung des sog. CSS-Stylesheets zur Verfügung. Hierüber können alle Formatierungen des Angebots - darunter Farben, Größen und Abstände - beeinflusst werden.
Ein aktiver Mandant wird einer Angebotsvorlage über den Stammdaten-Dialog zugeordnet.
Auch wenn Sie nur ein Angebotslayout verwenden möchten, legen Sie hierzu bitte einen Mandanten an, um Ihr CSS und Briefpapier pflegen zu können.
Die Seite ist wie folgt aufgebaut:
| Darstellung | Funktion | Erklärung |
|---|---|---|
| Der Name der Vorlage | Wählen Sie am besten einen möglichst sprechenden Namen, ggf. mit Jahreszahl, um bei mehreren Mandanten die Übersicht zu behalten |
| Ids der Hintergrundgrafiken | Diese beiden Felder müssen nicht manuell gepflegt werden, sie werden automatisch über den Upload des Briefpapiers gesetzt. |
| Duplizieren | Kopiert den Style inkl. CSS und Briefpapier |
| CSS Bearbeiten | Das zum Style gehörende CSS ist nicht direkt im Layout sichtbar, sondern über den Button „Edit CSS“ erreichbar. Hinweise zum CSS s. Angebotslayout (CSS) |
| Upload Komponente für die Hintergrund-Grafiken / Briefpapier | In diesem Bereich können Sie zwei Hintergrundgrafiken hinterlegen:
Sie können entweder neue Dateien hochladen oder bestehende Salesforce Files aus der Org auswählen. Hinweis: Hochgeladene Grafiken werden als Salesforce Files gespeichert. Diese sind zunächst nur für den hochladenden Benutzer sichtbar und müssen manuell für alle appero quote Nutzer:innen freigegeben werden.
|
| Verwendungsübersicht: Zugeordnete Vorlagen | Am unteren Seitenrand befindet sich eine gefilterte Themenliste, die anzeigt, in welchen Angebotsvorlagen der jeweilige Style aktuell verwendet wird. |
Empfehlungen für das Briefpapier
Hinweis für Vorlagen ohne Deckblatt
Wenn kein separates Deckblatt gewünscht ist, sollte dieselbe Datei für beide Felder (Deckblatt und Folgeseite) hinterlegt werden, damit die erste Seite nicht leer bleibt
Ganzseitige Hintergründe sollten bei einer Auflösung von 72 dpi mindestens ein Format von 794x1123 Pixel besitzen.
Hinweis zum Dateiformat
Wir empfehlen eine DIN-A4-Vorlage mit einer Auflösung zwischen 150 und maximal 300 dpi, um eine qualitativ ansprechende Darstellung zu gewährleisten.
| Datei-Format | max. Dateigröße | Hinweis |
|---|---|---|
| PNG | 100 KB | Geeignet für Hintergründe mit wenigen unterschiedlichen Farben |
| JPG | 100 KB | Die Qualitätseinstellung für die Kompression der Ausgabe sollte, sofern Texte enthalten sind, nicht unter 70% liegen. |
Verwenden Sie möglichst komprimierte Grafiken in guter Qualität. So bleibt die Dateigröße des Angebotsdokuments gering – und einem reibungslosen E-Mail-Versand steht nichts im Weg
Weitere Einstellungen zum Angebotslayout und Briefpapier finden Sie in den entsprechenden Einstellungen.